Cien euros al mes por controlar las vacaciones de tres empleados

por | Nov 10, 2025 | Digital World

Con Verifactu encima, media España se ha lanzado a comprar software. En este programa expliqué por qué a una micropyme le están vendiendo la moto, y qué se puede montar uno mismo en una tarde.

Programa: 10 de noviembre de 2025 · Digital World · Are Business RadioTV · Radio Libertad 107.0 FM
Con: Domingo Castelló · Patricio Fernández

Respuesta directa

Verifactu obliga a que el software de facturación genere registros con código QR y trazabilidad, pero no obliga a comprar un programa concreto: quien no use software y suba las facturas directamente en la web de Hacienda queda fuera del requisito. Para el resto de la gestión —control horario, vacaciones, revisión de facturas— hoy se puede montar una aplicación a medida describiéndosela a una inteligencia artificial, en cuestión de una hora y sin saber programar. La clave es distinguir entre pedirle una respuesta a la IA, que puede inventarse cosas, y pedirle que genere un programa que luego se ejecuta solo y siempre igual.

Lo que Verifactu obliga de verdad

El autónomo pequeño es el que más está sufriendo esto. Las sociedades lo asumen con más naturalidad, pero un comercio o una tienda se pregunta cómo se adapta. Los TPV —que no son los datáfonos— y las cajas registradoras ya deberían emitir facturas simplificadas con el código QR y la mención a Verifactu debajo. El otro día en un bar me lo dieron. Muy pocos lo hacen todavía.

Y aquí viene la parte incómoda: cada uno te vende su software. Estuve en Accountex y todas las charlas giraban alrededor de Verifactu. Todo el mundo con su solución.

Pero hay un atajo que casi nadie cuenta, y lo dije en antena: si subes las facturas directamente a la web de Hacienda, no necesitas software de facturación. Ni licencia, ni actualizaciones, ni mantenimiento. Lo que dispara la obligación es usar un programa.

Dicho lo cual, cúmplelo. Los que no estén obligados a Verifactu van a estar en el punto de mira, y serán los primeros a los que se investigue. Más vale prevenir.

El software que te vende la moto

Me querían cobrar entre 80 y 100 euros al mes por un programa de control horario y vacaciones. Para tres empleados.

A ver, si eres una empresa mediana sin recursos ni criterio técnico y tienes presupuesto, pagas y te olvidas. Es legítimo. Pero ¿un autónomo o un comercio con uno o dos empleados? Con una hoja de Google y una IA que te la monte, tienes el control horario y de vacaciones funcionando esa misma tarde.

Hazte tu propia aplicación

Google, ChatGPT y Claude están sacando opciones para crear aplicaciones describiéndolas. Yo mismo me hice una para escanear paquetes, que me cambiara los nombres, me los organizara en una base de datos y me permitiera referenciarlos después.

¿Cuánto tardé? Una hora. Por un mock-up de eso me habrían cobrado 500 o 1.000 euros hace cinco años.

Hace falta conocer un poco de arquitectura y de informática, sí. Pero con una noción ligera te haces aplicaciones a medida para tu empresa de forma eficiente, rápida y gratis. Y si no tienes ni idea, le preguntas a la propia IA cómo hacerlo y te da los pasos detallados. «No entiendo este paso, explícamelo.» Y sigue.

Las dos cosas que hay que distinguir

Me preguntaron en el programa si delegar en una IA no nos expone a un problema jurídico, porque se inventan cosas. Y aquí hay que separar dos escenarios que se confunden todo el rato:

  • Pedirle una respuesta. Ahí sí puede inventarse cosas. Las IA generalistas están programadas para ahorrar energía, y cuando no conocen algo, por defecto se lo inventan para quedar bien. Todo lo que te dé hay que revisarlo, por convincente que suene.
  • Pedirle que genere un programa. Eso ya no depende de la IA: depende de un programa que corre en tu ordenador o en tu servidor y que repite el proceso igual todas las veces. Mi software de horarios no depende de ninguna IA. Depende de un código que una IA me generó siguiendo mis indicaciones.

Fijaos en la diferencia, porque es la que decide si esto es un riesgo o una herramienta. Y lo bueno del segundo caso es que va creciendo contigo: «me creaste esto, ahora quiero añadirle esta otra cosa», y vas jugando hasta que hace exactamente lo que quieres.

Agentes: también hay dos tipos

Todo el mundo habla de agentes de IA y se mezclan dos cosas distintas.

Uno es un agente como instrucción: le dices «actúa como ingeniero experto en tal cosa» y le detallas lo que tiene que hacer. Es un prompt al que enseñas. Te hará cosas, y tendrás que revisarlas todas.

El otro, al que se refiere casi todo el mundo, es automatización de procesos: que te coja el correo cuando entra, lo analice, lo clasifique, te haga un resumen, lo meta en el CRM, lo conecte con tus redes o prepare una propuesta comercial. Ahí no hay una IA: hay varias piezas conectadas.

Herramientas: Zapier, muy conocida en Estados Unidos, y aquí Make y n8n. Mi recomendación en antena fue esta, y la mantengo: si quieres empezar a jugar, Make es muy sencillo, está en la nube y pagas por uso. Si quieres cosas más complejas, vete a n8n y instálatelo en tu propio servidor. Hay muchísimas plantillas gratuitas.

Y aquí está el motivo real para instalarlo en local

Con n8n en un servidor tuyo y una IA local puedes meter todos tus documentos privados sin que salgan a la nube, y cumples con la protección de datos.

Porque insisto en esto siempre: no le mandéis nunca nada sensible a una IA pública. Te aseguran que no cogen nada, pero queda el resquicio, porque es una caja negra y nadie la conoce por dentro.

Es aplicar al negocio pequeño lo que hacen las grandes empresas, que se montan servidores dedicados de OpenAI o de Google para ellas solas. Una IA local es eso mismo en pequeño. Y no hace falta un equipo espectacular.

Tienes que usarla. Me da igual por un lado o por otro, que alguien te ayude o no. Pero tienes que usarla, porque si no lo haces tú la está usando tu competencia. Y te vas a quedar sin clientes. Es así de simple.

Juan Pablo Manso · minuto 51:21

El aviso con fecha: WhatsApp

Cerré con algo que en aquel momento quedaba a un mes y que afectaba a mucha gente sin que lo supiera: Meta iba a bloquear cualquier interacción de IA de terceros en WhatsApp, dejando solo la suya.

Eso se llevaba por delante los servicios de atención al cliente de un montón de negocios pequeños que responden por WhatsApp, que es lo que queremos hacer todos.

La salida que propuse: en lugar de conectar una IA directamente, montar un chatbot potenciado con IA mediante automatizaciones —con Make, con Zapier o con n8n— que se relacione con WhatsApp Business. Al responder con una aplicación propia y no con una IA de la competencia, Meta no lo bloquea. Tiene sus limitaciones, pero funciona.

Visto desde hoy

El plazo de Meta se cumplió el 1 de enero de 2026 y, efectivamente, muchos negocios se quedaron sin su atención automatizada por WhatsApp de un día para otro. La vía de los chatbots por automatización sigue siendo la salida practicable. Sobre Verifactu, el calendario ha seguido moviéndose —como llevaba pasando con la factura electrónica desde 2023—, así que conviene comprobar la fecha vigente antes de tomar decisiones de compra. Lo que no ha cambiado nada es el consejo central: antes de pagar una cuota mensual, mira si lo que necesitas se resuelve con una hoja de cálculo y una tarde.

Preguntas frecuentes

¿Qué es Verifactu y a quién obliga?

Es el sistema que exige que el software de facturación genere registros trazables con código QR. Obliga a quien emite facturas usando un programa informático. Quien no usa software y sube las facturas directamente en la web de Hacienda queda fuera del requisito.

¿Hace falta comprar un software de facturación para cumplir?

No necesariamente. Lo que dispara la obligación es usar un programa. Subiendo las facturas en la web de Hacienda no hace falta software, ni licencia, ni actualizaciones. Si ya tienes un programa profesional con mantenimiento, es el propio proveedor quien debe implementar Verifactu.

¿Se puede crear una aplicación de gestión sin saber programar?

Sí. Las herramientas actuales permiten generar aplicaciones describiéndolas en lenguaje natural. Con un conocimiento ligero de informática se monta una aplicación a medida en cerca de una hora, y la propia IA explica los pasos si te atascas.

¿Y si la inteligencia artificial se inventa cosas?

Hay que separar dos usos. Pedirle una respuesta puede dar resultados inventados y siempre hay que revisarlos. Pedirle que genere un programa es distinto: ese programa se ejecuta después por su cuenta y repite el proceso igual todas las veces, sin depender ya de la IA.

¿Puedo usar inteligencia artificial con datos sensibles de clientes?

No con una IA pública. Aunque el proveedor asegure que no usa tus datos, es una caja negra. La alternativa es instalar una IA local junto a una herramienta de automatización como n8n en tu propio servidor: los documentos no salen y cumples con la protección de datos.

¿Qué herramientas de automatización se recomiendan para una pyme?

Make para empezar, porque es sencillo, está en la nube y se paga por uso. n8n para cosas más complejas o cuando se quiera instalar en un servidor propio. Zapier es la más conocida internacionalmente. Conviene ir a las grandes: las pequeñas acaban absorbidas o desaparecen.

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